Wir suchen als Unterstützung für unser Team eine/n
Office Manager*in (m/w/d)
ab sofort
Dein Profil
- eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit erster Berufserfahrung im Bereich Administration / Assistenz / Finanz- und Rechnungswesen
- hohe Kommunikations- und Empathiefähigkeit mit unterschiedlichen Akteur*innen innerhalb und außerhalb der Stiftung
- Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Inhalten und Themen
- eine gewisse IT-Affinität und Bereitschaft, das Arbeiten durch sinnhafte IT-Tools zu erleichtern
- Eigeninitiative, Teamfähigkeit und Humor
- Neugier auf innovative Themen und Spaß daran, sich eigenständig in diese einzuarbeiten
Deine Aufgaben
In deiner Tätigkeit bist du das Gesicht unseres „Stiftungshauses“, arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, kümmerst dich um allgemeine Sekretariatsaufgaben sowie die Büroorganisation und übernimmst gleichzeitig einen Teil der Personalverwaltung. Dazu gehören:
Allgemeine Officeaufgaben:
- Ansprechpartner*in und Koordinationsstelle u.a. für Korrespondenz, Terminkoordination, Kommunikation und Reiseplanung der Geschäftsführung, des Teams, Gäste und weiterer Dritter
- Ablage, Aktenführung, Archivierung und regelmäßige Datenpflege in der Datenbank
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation (IT-Logistik, Postbearbeitung, Telefonzentrale, Büroausstattung)
- Ansprechpartner*in für den Stiftungssitz Stresemannstraße 11, Hanau
- Mitarbeit und Unterstützung bei Projekten und Veranstaltungen
Personalverwaltung:
- Schnittstelle sowie administrative Unterstützung zwischen Lohnbuchhaltung, Steuerberatung und Team hinsichtlich diverser Personalangelegenheiten (Bewerbungsprozesse, Neueinstellungen, Kündigungen, Vertragsänderungen, Krankheit, Gehälter u.v.m.)
- Pflege der digitalen Personalakten sowie das Erstellen von Zeugnissen und Bescheinigungen
Buchhaltung:
- Unterstützende Tätigkeiten wie monatliche Kreditkarte bearbeiten, Kassenbuch führen, Überweisungen durchführen
- Urlaubsvertretung
Gremienbetreuung:
- Unterstützende Tätigkeiten wie organisatorische Unterstützung bei den Vorstands- und Beiratssitzungen
- Urlaubsvertretung
Das erwartet Dich
- eine spannende, vielseitige und sinnstiftende Tätigkeit in einer Stiftung, die noch viel bewegen möchte
- eine Stiftung, die sich im Wandel der Bildungswelt verändert und sich dabei als moderne Organisation aufstellt
- ein freundliches, offenes Team mit Leidenschaft für Schule und Bildung
- flexibles Arbeiten im Wechsel zwischen Homeoffice und geregelter Anwesenheit im schönen Ambiente des Stiftungshauses in Hanau
- Möglichkeit zur Hospitation in Seminaren und Zugang zu spannenden Lerninhalten
- eine unbefristete Anstellung mit 30 Tagen Urlaub im Jahr
Die Stiftung
„Persönlichkeit macht Schule“ und “Schule macht Persönlichkeit” – nach diesem Motto setzt sich die Heraeus Bildungsstiftung für die Qualifikation von Führungspersönlichkeiten im System Schule ein. Die 1965 gegründete, gemeinnützige Stiftung mit Sitz in Hanau ist operativ und bundesweit tätig und erreicht mit ihren Angeboten rund 9.000 Schulleitungen und Lehrkräfte im Jahr. Die Stiftung verleiht zudem gemeinsam mit dem Deutschen Philologenverband den “Deutschen Lehrkräftepreis – Unterricht innovativ”. Seit 2017 wird sie vom Hessischen Kultusministerium mit der Qualifizierung künftiger Schulleiter*innen in Hessen beauftragt, weitere Kultusministerien folgten mit eigenen Programmen.
Wir fördern Schulleiterinnen und Schulleiter sowie verantwortliche Führungskräfte im Bildungssystem – damit sie als Vorbilder Schule weiterdenken und -entwickeln. Das ist eine große Aufgabe, für die wir jeden Tag gemeinsam und motiviert an Lösungen arbeiten.
Bitte sende und eine aussagekräftige Bewerbung – ob per 2-Minuten-Bewerbungsvideo oder klassisch per Motivationsschreiben – inklusive CV an bewerbung@heraeus-bildungsstiftung.de.
Rückfragen gerne an Ulrike Hauser unter Telefonnummer 06181/428938-22.